С переходом на цифровые технологии все больше организаций используют системы электронного документооборота (ЭДО) для обмена счетами, накладными, актами и другими юридически значимыми документами. Системы, такие как СБИС и Контур, позволяют не только быстро отправлять и получать документы, но и обеспечивают их юридическую значимость за счет электронной подписи. Однако у многих компаний возникает вопрос: насколько обязательным является подписание документов через ЭДО?

Разберем этот вопрос подробнее, рассмотрим, что говорит законодательство, и какие последствия могут возникнуть, если документы в ЭДО не будут подписаны.

Обязательно ли организации подписывать накладные в ЭДО, или можно просто загрузить их без подписи?

Если организация использует систему электронного документооборота (ЭДО), обязана ли она подписывать накладные электронной подписью (ЭЦП), или достаточно просто загрузить их в систему и отправить?

Закон не требует обязательного подписания накладных именно в ЭДО, если иное не установлено договором между сторонами. Однако важно понимать, что сама по себе загрузка документа в систему не подтверждает его принятие.

Например, если контрагенты договорились, что накладные подписываются в ЭДО (например, через СБИС или Контур), то получение накладной в системе без подписи не означает её принятие. Это аналогично ситуации с бумажными документами: если накладная передана на бумаге, но на ней нет подписи получателя, то юридически она тоже может считаться неподтверждённой.

Таким образом:

• Если договором не установлено, что накладные подписываются только в ЭДО, организация может загружать их в систему без подписи и оформлять вручную.
  
• Если же договором установлено обязательное подписание в ЭДО, то документ без подписи ЭЦП не будет иметь юридической силы.
  

Другими словами, сама по себе передача накладной (будь то в бумажном виде или в ЭДО) не всегда означает её принятие, если нет подписи, подтверждающей этот факт.

Нужно ли подписывать накладную, если она уже подписана отправителем в СБИСе?

Некоторые пользователи ошибочно полагают, что если накладная уже подписана отправителем в системе ЭДО (например, в СБИСе), то дополнительного подтверждения со стороны получателя не требуется.

На самом деле факт подписания документа отправителем не означает автоматическое его принятие получателем. Подписание – это волеизъявление, и получатель вправе либо подтвердить документ своей электронной подписью, либо отказаться от подписания.

Если накладная загружена в ЭДО, но получатель ее не подписал, документ не будет считаться принятым, что может повлиять на налоговый учет и расчеты между сторонами. Однако обязательства по подписанию накладной у получателя нет – он может либо подписать документ, подтверждая факт получения и согласие с условиями, либо оставить его без подписи, если не согласен с содержанием.

Таким образом, подписание накладной обеими сторонами не является обязательным требованием, но без подписи получателя документ может не подтвердить факт сделки в расчетах с налоговой инспекцией.

Есть ли обязанность подписывать документы через ЭДО, а не в бумажном виде?

Вопрос о переходе на электронный документооборот тесно связан с договоренностями между сторонами и требованиями законодательства.

В общем случае законодательство не обязывает компании использовать ЭДО. Если стороны не заключили соглашение о ведении документооборота в электронном виде, они могут продолжать обмениваться документами в бумажной форме.

Однако есть исключения:

• Для налоговой отчетности предусмотрено обязательное использование ЭДО. Например, счет-фактура для вычета НДС должна быть подписана в системе ЭДО.
  
• При ведении торговых отношений через маркетплейсы или крупные сети часто требуется обязательное использование ЭДО для подтверждения поставок и расчетов.
  

Если стороны договорились о работе через ЭДО, отказ от подписания документа в системе будет рассматриваться как нарушение условий договора. В таких случаях документ, предоставленный только в бумажном виде, может быть отклонен контрагентом или налоговыми органами.

Если в договоре стороны договорились о возможности использования как ЭДО, так и бумажного подписания документов, важно понимать, что отказ от подписания документа в системе ЭДО может быть расценен как нарушение условий договора.

В таких случаях, если одна из сторон не подписывает накладную через ЭДО, это может привести к юридическим последствиям:

• Документ, который должен был быть подписан в ЭДО, может быть отклонен контрагентом или налоговыми органами.
  
• Также неподписанный в ЭДО документ не будет признан юридически значимым для налоговых и бухгалтерских целей.

Если документы не подтверждены в СБИС, считаются ли они принятыми?

Подписание документа в ЭДО подтверждает не только факт его получения, но и факт согласия с его содержанием.

Если документ загружен в систему СБИС, но не подписан получателем, он не будет считаться принятым. Это означает, что:

• Налоговая инспекция не примет такой документ в качестве подтверждения расходов;
  
• Контрагент может оспорить условия сделки;
  
• В случае спора в суде отсутствие подписи может быть истолковано как отказ от исполнения обязательств.
  

Только подписанный обеими сторонами документ приобретает юридическую силу и становится основанием для учета расходов и вычета НДС.

Что будет, если не подписать документы в СБИСе?

Если организация не подпишет документ в системе ЭДО, это может привести к следующим последствиям:

• Контрагент может отказать в исполнении обязательств (например, в поставке товара или оказании услуги).
  
• Налоговая инспекция не примет неподтвержденный документ в качестве основания для вычета НДС.
  
• Организация не сможет использовать документ для бухгалтерского учета и подтверждения расходов.
  
• Возможны штрафы и пени со стороны налоговой службы за неправильное оформление документации.
  

Таким образом, неподписание документа в ЭДО может привести не только к финансовым потерям, но и к юридическим рискам.

Считается ли договор, подписанный по СБИС, как подтверждение работы по ЭДО?

Если договор подписан через систему ЭДО с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП), он имеет полную юридическую силу и подтверждает согласие сторон на работу в электронном формате.

• Подписание договора через ЭДО означает, что все документы в рамках этого договора также должны обмениваться и подписываться в электронной форме.
• Если стороны согласовали работу через СБИС или Контур, отказ от подписания документов в системе ЭДО (например, накладных, счетов-фактур и других документов) будет нарушением условий договора.

Таким образом, подписанный в системе ЭДО договор служит юридическим подтверждением обязательства вести электронный документооборот.

Ответственность за неподписание документов в СБИС

Если организация не подписала документ в ЭДО, это может повлечь следующие риски:

• Увеличение налоговой нагрузки из-за отказа в вычете НДС;
  
• Оспаривание условий сделки контрагентом;
  
• Потеря возможности взыскания задолженности по договору в случае спора;
  
• Административные штрафы за нарушение правил ведения документооборота.
  

Должен ли контрагент подписать документ в СБИСе, если есть оригинал?

Если между сторонами заключено соглашение о ведении ЭДО, наличие бумажного оригинала не освобождает от обязанности подписания документа в системе.

Если стороны договорились о работе через систему ЭДО, то юридически значимым будет считаться именно документ, подписанный в системе ЭДО с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Подписание договора через ЭДО подтверждает согласие сторон на работу в электронном формате, и все документы, связанные с этим договором, также должны быть подписаны в ЭДО, чтобы иметь юридическую силу.

Отказ от подписания документов в ЭДО, если это предусмотрено договором, может рассматриваться как нарушение условий договора, и такой документ может быть отклонен.

Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи», документы, подписанные с использованием ЭЦП, имеют такую же юридическую силу, как и документы, подписанные собственноручно.

Можно ли не подписывать документ, направленный в ЭДО?

Возможность отказа от подписания документа в ЭДО зависит от условий договора:

• Если договор о ведении документооборота через ЭДО заключен, отказ от подписания документов в системе ЭДО (например, накладных, счетов-фактур и других) будет считаться нарушением условий договора.
• Если договор о ведении документооборота в электронной форме отсутствует, стороны вправе использовать бумажные документы.
  

Вывод

Подписание документов через ЭДО в системах СБИС и Контур становится обязательным, если стороны заключили соглашение о ведении электронного документооборота. Без подписания документ не будет признан действительным ни контрагентами, ни налоговой инспекцией. Поэтому для юридической защиты и успешного ведения бизнеса важно не только получать документы через ЭДО, но и своевременно их подписывать.